Ihr digitaler Belegbereich
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Hier sehen Sie, was als Nächstes zu erledigen ist.
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Monatskontingent
Von 100 Belegen sind noch 100 verfügbar.
Das Kontingent wird zum nächsten Kalendermonat erneuert.
Arbeitsliste
Als Nächstes erledigen
Unvollständige Belege und anstehende Zahlungen auf einen Blick.
Geführter Einstieg
Vertragspartner (VP) einrichten
Schritt für Schritt zum ersten vollständig bearbeiteten Beleg.
0 %0 von 4 erledigt
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Belege
Alle hochgeladenen Dokumente Ihres Unternehmens.
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Noch keine Belege
Laden Sie Ihren ersten Beleg als PDF, JPG, PNG, XRechnung oder ZUGFeRD hoch.
| Datei | Art | Status | Erfasst |
|---|
Buchungsstapel
Festgeschriebene Belege
| Beleg | Datum | Rechnung | S/H | Partner | Netto | USt. | Brutto | Zahlung |
|---|
S = Soll (Eingangsbeleg/Aufwand) · H = Haben (Ausgangsbeleg/Erlös)
Ausgangsbeleg
Rechnung schreiben
Erstellen Sie eine nummerierte PDF-Rechnung und auf Wunsch eine technisch geprüfte XRechnung.
XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X
XRechnung ist eine strukturierte XML-Rechnung. ZUGFeRD/Factur-X verbindet eine lesbare PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Beim Hochladen erkennt MaWood beide Formate, erhält das Original, prüft die enthaltenen Daten und zeigt das Ergebnis im Beleg an.
Zahlungsabgleich
Bankumsätze prüfen und offenen Belegen eindeutig zuordnen.
CSV-Datei Ihrer Bank
Erkannt werden deutsche und internationale Datums- und Betragsformate. Mindestens die Spalten Buchungsdatum und Betrag müssen enthalten sein.
Vorschläge kontrollieren
MaWood vergleicht Betrag, Zahlungsrichtung, Rechnungsnummer und Geschäftspartner. Eine Zahlung wird erst nach Ihrer Bestätigung gebucht.
Doppelte Zuordnung geschützt
Dieselbe Zeile derselben Datei kann nicht zweimal als Zahlung übernommen werden.
€
Noch kein Kontoauszug geöffnet
Exportieren Sie die Umsätze in Ihrem Onlinebanking als CSV und lesen Sie die Datei hier ein.
Lieferanten
Stammdaten für die schnelle und eindeutige Belegzuordnung.
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Noch keine Lieferanten
Legen Sie den ersten Lieferantenstammsatz an.
| Nummer | Lieferant | Ort | USt-IdNr. | Belege |
|---|
Kunden
Stammdaten für Ausgangsbelege und die spätere CRM-Erweiterung.
♙
Noch keine Kunden
Legen Sie den ersten Kundenstammsatz an.
| Nummer | Kunde | Ort | USt-IdNr. | Belege |
|---|
Team und Rechte
Benutzer einladen und Zugriffsrollen verwalten.
| Name | Benutzername | Rolle | Status |
|---|
Rollenstandard
Welche Rolle darf was?
Rollenstandard
Welche Rolle darf was?
Diese Übersicht wird direkt aus den serverseitig erzwungenen Regeln erzeugt. Individuelle Abweichungen legen Sie beim jeweiligen Benutzer fest.
Änderungshistorie
Nutzerprofile und Rechte
Für Unternehmens-Administration und Betreiberportal nachvollziehbar: wer wann welche Änderung festgeschrieben hat.
✓
Noch keine Änderungen
Hilfe und Feedback
Fragen, Fehler und Verbesserungsvorschläge nachvollziehbar übermitteln.
Schritt für Schritt
So kommt ein Beleg sicher ins System
Normalen Papierbeleg fotografieren
- Beleg glatt auf eine ruhige, kontrastreiche Fläche legen.
- Für gleichmäßiges Licht sorgen und Schatten vermeiden.
- Den ganzen Beleg mit allen Rändern fotografieren.
- Vorschau prüfen, übernehmen und anschließend die erkannten Daten kontrollieren.
Sehr langen Beleg aufnehmen
Kein Video aufnehmen. Verwenden Sie bevorzugt die Scan-Funktion des Handys und speichern Sie den Beleg als mehrseitiges PDF. Alternativ fotografieren Sie den Beleg von oben nach unten in mehreren scharfen Abschnitten mit sichtbarer Überlappung. Laden Sie alle Abschnitte gemeinsam und in der richtigen Reihenfolge als einen Beleg hoch.
Mehrseitigen Beleg hochladen
- Alle Seiten markieren oder ein mehrseitiges PDF auswählen.
- Reihenfolge kontrollieren.
- Gemeinsam hochladen; die Originalseiten bleiben als Quelldokumente erhalten.
- Gesamtbeleg und erkannte Werte vor dem Abschluss prüfen.
XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X
Eine XRechnung wird als XML-Datei hochgeladen. ZUGFeRD/Factur-X wird als PDF hochgeladen; die Rechnungsdaten sind darin eingebettet. MaWood erkennt das Format automatisch, erhält die Originaldatei, liest die strukturierten Angaben und zeigt den Prüfstatus. „Technisch lesbar“ ersetzt nicht die inhaltliche Kontrolle durch den Benutzer.
Prüfen, speichern und ablegen
- Lieferant oder Kunde, Rechnungsnummer, Datum und Beträge vergleichen.
- Fehlende Angaben ergänzen und „Belegdaten speichern“ wählen.
- Prüfhinweise bearbeiten und den Beleg erst danach abschließen.
- Original, Quelldokumente, Prüfergebnis und Verlauf bleiben über die Dokumentenablage auffindbar.
Rechnungen · PF
FAQ: Gutschrift, Berichtigung und Storno
Rechtsgrundlagen für Deutschland · geprüft am 29.10.2026. Die Hinweise erklären den allgemeinen Ablauf; die steuerliche Behandlung eines Einzelfalls ist mit der Steuerberatung zu klären.
Wie korrigiere ich einzelne Rechnungspositionen?
Öffnen Sie eine festgeschriebene, in diesem Programm erstellte Ausgangsrechnung und wählen Sie „Positionen korrigieren · PF“. Passen Sie die betroffenen Positionen an und geben Sie die Begründung an. Die Vorschau zeigt ursprüngliche Werte, neue Werte und die Differenz pro Position sowie insgesamt.
Es entsteht genau ein verknüpfter Korrekturbeleg über die Differenz: Ein negativer Betrag mindert die Rechnung, ein positiver Betrag ist eine zusätzliche Forderung. Bei einer reinen Textkorrektur entsteht keine zusätzliche Forderung. Prüfen Sie den Entwurf und schreiben Sie ihn anschließend fest. Die ursprüngliche Rechnung und tatsächliche Zahlungen bleiben erhalten. Storno und Neurechnung sind ein gesonderter Ablauf.
Welche Aktion benötige ich?
Gutschrift / Betrag mindern: Für Rückgaben, Nachlässe und andere Minderungen einer eigenen Rechnung. Es kann ein Teilbetrag oder der verbleibende volle Betrag gutgeschrieben werden.
Rechnungsangaben berichtigen: Für fehlende oder falsche Empfängerangaben, Leistungsdatum oder Leistungsbeschreibung. Das verknüpfte Berichtigungsdokument begründet keine zusätzliche Forderung.
Stornieren und neu erstellen: Es werden eine Stornorechnung und ein bearbeitbarer neuer Rechnungsentwurf vorbereitet. Zuerst das Storno prüfen und festschreiben, dann die neue Rechnung bearbeiten und freigeben. Beträge oder Positionen werden so über eine neue Rechnung korrigiert.
Ist eine Gutschrift dasselbe wie das steuerliche Gutschriftverfahren?
Die kaufmännische Gutschrift zu einer eigenen Rechnung mindert den Rechnungsbetrag. Beim umsatzsteuerlichen Gutschriftverfahren stellt dagegen der Leistungsempfänger nach vorheriger Vereinbarung die Rechnung für den Leistenden aus. Dieses Self-Billing ist eine andere Funktion und wird durch diese Korrekturaktionen nicht erzeugt. Die Bezeichnung „Gutschrift“ allein macht eine kaufmännische Rechnungsminderung nicht zu Self-Billing.
Muss jede Rechnungskorrektur storniert werden?
Nein. Nach § 31 Abs. 5 UStDV können fehlende oder falsche Rechnungsangaben durch ein Dokument mit spezifischem und eindeutigem Bezug zur ursprünglichen Rechnung berichtigt werden. Bei Änderungen der Bemessungsgrundlage, etwa nachträglichen Preisnachlässen, ist § 17 UStG zu beachten. Die passende Aktion hängt vom Sachverhalt ab.
Warum brauche ich einen Rechnungsbezug und eine Begründung?
Der Bezug zur Originalrechnung wird fest übernommen. Bei einer Rechnungsberichtigung verlangt § 31 Abs. 5 UStDV einen spezifischen und eindeutigen Rechnungsbezug. MaWood verlangt für alle drei Vorgänge zusätzlich eine Begründung mit 10 bis 1000 Zeichen als interne Kontrollregel. Die Begründung ist damit nicht als pauschale gesetzliche Pflichtangabe jeder Korrektur zu verstehen.
Original und Folgebelege bleiben getrennt erhalten. Benutzer, Zeitpunkt, Vorgangsart und Begründung erscheinen im Prüfverlauf. Ursprüngliche Buchungs- und Aufzeichnungsinhalte müssen feststellbar bleiben.
Was gilt bei einer XRechnung oder einer verpflichtenden E-Rechnung?
Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, muss grundsätzlich auch die Berichtigung in einem geeigneten strukturierten Format erfolgen. Ein PDF allein genügt dann nicht. Bei einer mit MaWood erzeugten XRechnung wird daher auch für den Folgebeleg eine strukturierte Datei mit Rechnungsbezug erzeugt und geprüft. Scheitert die Prüfung, wird der Vorgang abgebrochen; es entsteht kein scheinbar fertiger PDF-Ersatz.
2026 können Rechnungsaussteller die allgemeinen Übergangsregelungen nutzen. Für eine sonstige elektronische Rechnung wie PDF ist dabei grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Für bestimmte Aussteller mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro reicht die Übergangsfrist bis Ende 2027. Ausnahmen und besondere Vorgaben etwa für öffentliche Auftraggeber sind gesondert zu prüfen.
BMF: E-Rechnung, insbesondere Fragen 7b und 11 · E-Rechnung Bund: Rechnungstypen und Rechnungsbezüge
Wie verwende ich eigene Einleitungs- und Schlusstexte?
Mit der PF „Textbausteine“ legen berechtigte Benutzer in den Unternehmensstammdaten Texte für Rechnung (RE), Gutschrift (GU) und Rechnungskorrektur (RK) an. Pro Vorgang und Textart kann ein Standard markiert werden. Dieser erscheint beim neuen Dokument automatisch. Sie können einen anderen Baustein auswählen oder den Text frei ändern. Bestehende Entwürfe behalten ihren gespeicherten Text. Der feste Rechnungsbezug und die erforderliche Begründung bleiben unabhängig davon erhalten.
Wer darf diese PF-Aktionen ausführen? Was passiert mit Zahlungen?
Das Paket muss die jeweilige Premium-Funktion freigeben. Zusätzlich benötigt der Benutzer das Belegbearbeitungsrecht und „Korrekturvorgänge anlegen“. Der Inhaber kann dieses zusätzliche Recht auch Sachbearbeitern zuweisen. Ein Entwurf wird erst nach ausdrücklicher Prüfung festgeschrieben. Bereits gespeicherte Originale und Nachweise bleiben auch ohne Freischaltung der PF lesbar.
Die Dokumenterstellung löst keine Banküberweisung, Barauszahlung oder automatische Rückbuchung tatsächlicher Zahlungen aus. Eine notwendige Erstattung ist separat zu prüfen und zu erfassen. Bereits erfasste Zahlungen bleiben im Verlauf erhalten.
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Noch keine Tickets
Hier finden Sie Ihre Supporttickets, Antworten und den Bearbeitungsstand. Erledigte Tickets können Sie schließen.
| Ticket | Anfrage | Bezug | Priorität | Status | Verlauf | Erstellt |
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MaWood Betrieb
Betreiberportal
Mandanten, Tarife, Nutzung, Referenzdaten und Support verwalten. Belegdokumente und Belegdaten bleiben gesperrt.
Pilot- und Veröffentlichungsprüfung
Der aktuelle Stand des Unternehmens und der technischen Betriebsumgebung.
Freigabestatus
Prüfung wird geladen
0 / 0Pflichtpunkte erfüllt
Unternehmen
Pilotbetrieb
Plattform
Öffentlicher Betrieb
Warnungen kennzeichnen bewusst begrenzte Funktionen. Offene Pflichtpunkte verhindern die öffentliche Freigabe.
Datenschutzanfragen
Betroffenenrechte fristgerecht, nachvollziehbar und mandantengetrennt bearbeiten.
Keine automatische Datenlöschung
Eine Anfrage startet einen geprüften Vorgang. Identität, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Löschsperren und die konkrete Entscheidung werden vor jeder Maßnahme geprüft.
Datenstandort Deutschland
MaWood Office Suite wird bei der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG in einem deutschen Rechenzentrum betrieben. Mittwald unterstützt den technischen Betrieb als Auftragsverarbeiter. Maßgeblich bleiben die jeweils freigegebenen Datenschutzhinweise einschließlich der tatsächlich eingesetzten Unterauftragnehmer und Zusatzdienste.
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Noch keine Datenschutzanfragen
Erfasste Vorgänge und ihre Regelfrist erscheinen hier.
| Vorgang | Betroffene Person | Identität | Frist | Status | Bearbeitung |
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Unternehmensstammdaten
Diese Angaben erscheinen später auf Belegvorlagen und Ausgaben.
Mein Zugang
Anmeldedaten und Kennwort
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Dokumentvorlagen
Aktive Vorlagen für Belegblätter und Ausgangsrechnungen. Unternehmensdaten werden aus diesen Stammdaten übernommen.
| Formularnummer | Vorlage | Format | Version | Status |
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Datenhoheit
Vollständiger Unternehmens-Export
ZIP-Paket mit Stammdaten, Belegregister, Originaldateien, Quelldokumenten, Vertragsannahmen und unveränderlichem Prüfprotokoll.
Unternehmensdaten exportierenPapierkorb
Nicht festgeschriebene Belege können wiederhergestellt oder endgültig entfernt werden. Belege mit Zahlung, Korrekturverknüpfung oder Löschsperre bleiben geschützt. Vergebene Belegnummern bleiben reserviert.
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