Vertragsanlage im Entwurf
Auftragsverarbeitung
Übersicht der vorgesehenen Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO für Kunden, die personenbezogene Daten mit MaWood BE Light verarbeiten.
Noch nicht freigegeben: Diese Übersicht ist keine unterschriftsreife Vereinbarung. Vor dem öffentlichen Produktivbetrieb werden Vertrag, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragnehmer und Löschkonzept extern geprüft.
1 Rollen
Der Kunde handelt für die von ihm eingestellten Beleg- und Unternehmensdaten als Verantwortlicher. MaWood GmbH verarbeitet diese Daten im vereinbarten Umfang als Auftragsverarbeiter.
2 Gegenstand und Dauer
Gegenstand ist die Bereitstellung von MaWood BE Light zur Entgegennahme, technischen Prüfung, Bearbeitung, Ablage, Sicherung und Ausgabe von Belegen und E-Rechnungen. Die Verarbeitung dauert grundsätzlich für die Laufzeit des Hauptvertrags zuzüglich geregelter Rückgabe-, Sicherungs- und Löschfristen.
3 Daten und betroffene Personen
- Stamm-, Kontakt-, Rechnungs-, Zahlungs- und Kommunikationsdaten
- Beleginhalte, Rechnungspositionen, Steuer- und Projektbezüge
- Benutzer-, Rollen-, Protokoll- und Sicherheitsdaten
- Kunden, Lieferanten, Beschäftigte, Ansprechpartner und sonstige in Belegen genannte Personen
4 Weisungen und Vertraulichkeit
MaWood verarbeitet Kundendaten nur auf dokumentierte Weisung, soweit keine gesetzliche Pflicht entgegensteht. Zugriffsberechtigte Personen werden auf Vertraulichkeit verpflichtet. Rechtswidrig erscheinende Weisungen werden dem Kunden angezeigt.
5 Sicherheit
Vorgesehen sind insbesondere verschlüsselte Übertragung, rollenbezogene Rechte, sichere Sitzungscookies, getrennte Mandantenzuordnung, protokollierte Fachaktionen, Originalerhalt und Prüfsummen, Sicherungen, Wiederherstellungsprüfungen sowie beschränkte Administrationszugriffe. Die verbindliche Anlage zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen wird vor Marktfreigabe ergänzt.
6 Unterauftragnehmer
Für Hosting und technische Infrastruktur wird derzeit Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4–6, 32339 Espelkamp, Deutschland, eingesetzt. Änderungen der Unterauftragnehmer werden nach dem vereinbarten Verfahren angekündigt. Weitere Dienstleister dürfen erst nach dokumentierter Prüfung und Aufnahme in die Unterauftragnehmerliste eingesetzt werden.
7 Unterstützung und Meldungen
MaWood unterstützt den Kunden im vereinbarten Umfang bei Betroffenenanfragen, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Nachweisen und der Behandlung von Datenschutzverletzungen. Datenschutzverletzungen werden dem Kunden nach Bekanntwerden unverzüglich mit den verfügbaren Angaben gemeldet.
8 Rückgabe und Löschung
Der Kunde kann seine Daten und Dokumente über die bereitgestellten Exportfunktionen abrufen. Nach Vertragsende werden Daten nach Weisung zurückgegeben oder gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht oder dokumentierte Löschsperre entgegensteht. Sicherungskopien werden nach dem festgelegten Sicherungszyklus entfernt.
9 Nachweise und Prüfung
MaWood stellt die erforderlichen Informationen zum Nachweis der Pflichten bereit und ermöglicht Prüfungen nach einem abgestimmten, verhältnismäßigen Verfahren. Ein Zertifikat nach IDW PS 880 oder eine pauschale GoBD-Bestätigung besteht in der Vorabphase nicht.